jueves, 1 de septiembre de 2011

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES


UNIDAD  II
CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES
La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin éste las actividades de la empresa quedarían al azar, en este sentido el control implica  la medición  de los acontecimientos  de acuerdo  a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones  para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.
 Como se estudió en la unidad número uno, en todo proceso productivo o prestación de servicio,  se conjugan tres elementos para  obtener los productos a ser vendidos o para prestar el servicio,  estos elementos son materiales directos, mano de obra directa  y costos indirectos de fabricación. Como elementos indispensables en la elaboración del producto o prestación del servicio se hace necesario que los participantes adquieran los conocimientos  teórico-prácticos acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio de la terminología usual en el área de  costos para que puedan analizar, entender y aplicar, según proceda, cada uno  de los mecanismos de control y permitan  poner en funcionamiento los sistemas de acumulación de costos  con miras a lograr un proceso productivo eficiente.
El  desarrollo de la presente unidad  contiene los procedimientos administrativos-contables del control de los materiales, por las actividades recurrentes o rutinarias como son la compra, uso, almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales que también ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y externas.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:
Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de:

OBJETIVO TERMINAL

Explicar correctamente el proceso de control administrativo y contable de los materiales como elemento del costo de producción.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
-         Explicar la importancia del control de los materiales como elemento del costo.
-         Identificar los diferentes departamentos y actividades involucrados en el control de los materiales.
-         Reconocer los diferentes formatos que se utilizan en las diversas actividades relacionadas con los materiales.
-         Realizar el registro contable de las principales actividades relacionadas con los materiales.
En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.
La acumulación de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cómo tratar  los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y manipulación de materiales, en cuanto  a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la  planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.
En un  negocio de manufactura, la actividad más importante del ciclo de producción, es la obtención  de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito. El ciclo de producción de una empresa  incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos métodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en producción, para ello utilizan funciones de control y administración de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno,  entre los cuales se mencionan  los controles de: autorización,  procesamiento y clasificación,  verificación, evaluación y salvaguarda física.
Los objetivos  de autorización tratan de  todos aquellos controles  que deben establecerse para asegurar que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración, se podrían mencionar los niveles de inventario a mantener, métodos de valuación de inventarios, los ajustes de inventarios.
Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplos se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. 
 Los objetivos de verificación señalan los controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo periódico de los saldos de inventario de materiales para su comparación con las cuentas mayores auxiliares de materiales.
Los objetivos de salvaguarda física hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo  el acceso a los almacenes únicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros  y comprobantes.
De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtención  y determinación del costo del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar  pueden variar  atendiendo a las características y peculiaridades de las empresas. Entre los procedimientos administrativos se  hace referencia a los formularios, flujo de información y puntos de control, entre otros; en cuanto a los procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros mayores y registros contables.
La utilización de medios y soportes documentales constituyen las vías que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material.


En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales representa una porción considerable de todos los costos de producción. Es necesario, por lo tanto, que el material  sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daños, robos u obsolescencia.
El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relación a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarán los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.
 En el  ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de  funciones  en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o actividades  son las siguientes:
-         Ingeniería, planeación y distribución de la producción.
-         Compra de materiales.
-         Recepción e inspección de  materiales.
-         Almacenamiento y entrega de  materiales.
-         Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.
A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.
Ingeniería, planeación y distribución de la producción
En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción son las siguientes:
-         Diseñar el producto.
-         Especificar los materiales  a comprar.
-         Estudiar el efecto del uso de materiales  sustitutos.
-         Preparar la lista de materiales  requerido en las diferentes órdenes de producción o procesos productivos.
Compras
-         Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
-         El departamento de compras  tiene las siguientes funciones:
-         Recibir   las solicitudes de compra de todos los materiales.
-         Solicitar cotizaciones de los proveedores.
-         Elaborar y emitir la orden de compra.
-         Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran  bajo las mejores condiciones.

Recepción e inspección de los materiales
Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran:
-         Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
-         Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
-         Verificar la cantidad y calidad del material.
-         Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
-         Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
-         Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
-         Si  el   material   cumple  con   las  especificaciones,   preparar  el   formulario   Informe  de Recepción.
-         El formulario usado para el control de la recepción de los materiales  es el Informe de Recepción.

Almacén
En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de  los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:
-         Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
-         Verificar los materiales  (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
-         Preparar las Tarjetas  de Control de Materiales (kardex).
-         Recibir el formulario Solicitud  o Requisición de Materiales  elaborado por  el  departamento  que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.
-         Enviar  a  producción  los  materiales   solicitados  junto  con  el  original  del  formulario de solicitud.
-         Registrar las entradas y salidas de los materiales  en el kardex de acuerdo al método de valuación.
-         Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales  establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.
-         Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.
-         Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.
En aquellos casos en que los materiales  son recibidos y llevados al almacén y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de  Devolución de Compras. 
Los formularios que intervienen en el procedimiento  de entradas de materiales y salidas  al almacén  son: el Informe de Recepción y la  Requisición de materiales respectivamente, los cuales se describirán  posteriormente.

Contabilidad
Como medio de control de los materiales,  también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:
-         Recibir la factura del proveedor.
-         Chequear con la orden de compra.
-         Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
-         Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
-         Recibir copia de la requisición de materiales
-         Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material  en los procesos de fabricación. 
-         Afectar la orden de producción o los procesos productivos.
 El ciclo funcional del control de los materiales  varía de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayoría de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean soportes documentales para el control por la compra, recepción y almacenamiento; así como también por el uso y consumo de los materiales.  Dichas actividades se repiten rutinariamente en las organizaciones por lo que a continuación se describe el control administrativo que en líneas generales debería presentarse en las mismas.
El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera:   Una vez que se ha programado  la producción, se determinan los requerimientos  de materiales para cumplir con la misma.  Se comparan  las cantidades necesarias con las existencias de almacén  permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales  que deben realizarse. Esta  planificación permite un mayor control  de los materiales  al autorizar al almacén a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren  para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado.
La solicitud de compras es emitida por el encargado  de Almacén de Materiales.  La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona  la mas conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.
El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el área de recepción, el cual elabora el  informe de recepción y envía los materiales al área  de almacén. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.
Por otra parte contabilidad  procede a registrar el asiento contable de la operación de compra,  afectando la cuenta o cuentas mayores  involucradas y las cuentas auxiliares respectivas.      En la figura 2.1. se presenta en forma resumida el control de la compra de los materiales
El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.
Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen periódico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica.
Figura 2.1. – Control de compras de los materiales


Por lo antes expuesto, es importante repasar el concepto y clasificación de los materiales  tal como se estudió en el Módulo I;  los materiales  directos constituyen el primer elemento de los costos, es aquel bien que puede ser identificado o asociado rápidamente con el producto que se fabrica y por lo regular es sometido a cambios profundos en las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos  serían la madera empleada en una fábrica de muebles, las frutas utilizadas en la elaboración de jugos, el cemento utilizado en la elaboración de bloques, entre otros. El material  indirecto tiene la característica que no es fácilmente identificable con el producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de producción; por ejemplo la cola o pega utilizada en la elaboración de muebles de madera, el agua empleada en la elaboración de bloques de cemento, etc. 
También se incluyen como material  indirecto otros materiales que no son parte del producto pero que se utilizan para facilitar las operaciones de fabricación y que algunas veces son denominados suministros de fábrica, como por ejemplo los lubricantes que requieren las máquinas que intervienen en el proceso productivo. Los materiales  indirectos son incluidos en los costos indirectos de fabricación.  Además de los suministros de fábrica existen los suministros utilizados por otros departamentos o áreas como las de administración y ventas, los cuales son tipos de materiales que se incluyen como materiales indirectos y suministros debido a que frecuentemente se encuentran en el mismo lugar físico  y bajo la responsabilidad de la misma persona encargada de su almacenaje. Cuando se consumen, los suministros de administración o ventas se cargan a gastos generales, administrativos o de ventas como gastos del período. 
Una vez clasificados  los materiales, se procede a la elaboración del asiento contable, afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas. En la figura 2.2 se presenta a través de un esquema el control del uso de los materiales.

Figura 2.2. – Control de uso de los materiales

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias de compra, uso, almacenamiento y entrega de los materiales son:
Requisición o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el número de requisición, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artículos solicitados, identificación del número de catálogo, descripción del artículo y firma autorizada.
En la figura 2.3., se muestra una Requisición de Compra. Por lo general se elabora en original y copia; el original es remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento  solicitante.
Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los términos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y dirección de la empresa que hace el pedido, número de la orden de compra,  nombre y  dirección del  proveedor,  fecha del  pedido,  fecha de entrega, términos de la entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo, descripción, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada.
En la figura 2.4.,  se presenta una Orden de Compra. Generalmente se elabora por cuadruplicado; el original se destina al proveedor, el duplicado se envía al empleado del departamento de recepción para advertirle de la entrega futura y luego es remitido al departamento de almacén, el triplicado se envía al departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el departamento de compras.


ISIS,  C.A.
REQUISICION DE COMPRA
                                                                                                No. 102
Persona o departamento que realiza la solicitud:         Almacén    
Fecha:   10/08/20XX             Fecha requerida de entrega:    15/08/20XX
                   
Cantidad
Código
Descripción

200


1005

Láminas de Anime
                                Observaciones:   __________________________
                                                           __________________________

Autorizado por:  C. Moreno

Figura 2.3.- Requisición de compra de materiales

ISIS C.A.
Av. Venezuela con  Calle 26  Barquisimeto
Estado Lara                                                                       No. 089
ORDEN DE COMPRA                                                                    
Proveedor:  AnibalcaC.A.                     Fecha del pedido:  10/08/20XX                                                                                                            
Dirección: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo                               
Fecha de pago: 30/08/200XX               Condiciones de pago:  5/15 N/30

Código

Cantidad

Descripción

Costo Unitario
Costo Total

1005

200

Láminas de aluminio


Bs.100


Bs.20.000



     Total
Bs.20.000
                                 Observaciones:   __________________________
Aprobado por:  L. Rodriguez

Figura 2.4. - Orden de Compra de Materiales

Informe de Recepción es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales  recibidos. Los materiales  que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepción debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepción generalmente debe incluir el nombre del proveedor, número de la orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, código del material, cantidad recibida, descripción de los artículos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.
En la figura 2.5., se muestra un modelo de Informe de Recepción. Este debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original  se envía a contabilidad  junto con la factura, el duplicado se envía al departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva.
Requisición o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material  y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y número de la requisición, fecha de entrega, identificación del departamento que solicita el material o el número de la orden, la cantidad y descripción del material, el costo unitario y costo total del material  despachado, firma de la persona que autoriza la requisición, firma de la persona que despacha los materiales  y firma de la persona que  recibe.

ISIS C.A.
INFORME DE RECEPCION
                                                                                               No. 223
Proveedor:  Anibalca C.A.                  Fecha de recepción:  18/08/20XX
Orden de Compra No.  089 
                   
Código
Cantidad
Descripción
Discrepancias

1005

200

Láminas de Anime

Ninguna

                                  Observaciones:   __________________________

Recibido por: J. Herrera

Figura 2.5.- Informe de Recepción

La figura 2.6., muestra un formato de Requisición de Materiales. La requisición debe extenderse por triplicado; el original se envía al departamento de almacén para autorizar la entrega del material, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de costos - dependiendo de la estructura de la empresa - con la finalidad que éste quede informado de la cantidad y costo de los materiales  utilizados en la producción y realice el registro correspondiente y el triplicado permanece en el departamento que autoriza la solicitud.

                  
REQUISICIÓN  DE MATERIALES
                                                                                                    No. 023
Fecha de solicitud:  27/08/20XX            Fecha de entrega:  30/08/20XX                          
Departamento que solicita:  Laminado    No. de orden de trabajo:  32     
                                      
Código

Cantidad

Descripción
Costo Unitario
Costo Total

1005



50

Láminas de anime









Total

 Aprobado por:   R. Chávez                     Despachado por: J. Jiménez
Recibido por:  G. Cevallos           

Figura 2.6.- Requisición de materiales

2.4.- CONTROL CONTABLE DE LOS MATERIALES
En  el  ciclo  de  control contable  de los  materiales,   además de las cuentas de  la contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas de control: Inventario de materiales y suministros, cuenta real de activo por naturaleza deudora que se debita (cuenta real), costos indirectos de fabricación  real (cuenta transitoria)  e Inventario de  productos en proceso materiales (cuenta real).
Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos libros de mayores auxiliares que faciliten el control interno.
Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento de contabilizar los materiales, éstos son:
-         Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
-         Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia.
-         El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.
-         Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricación. 
-         Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de comprobar su exactitud.
-         Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.
Compra de materiales
Tal como se explicó en la unidad 1, resulta indispensable utilizar el sistema de inventario perpetuo para el registro de los costos de producción, en virtud de las ventajas que proporciona, debido a que  permite un mejor y mayor control de los materiales  a través de las tres cuentas de inventarios – materiales y suministros, productos en proceso y productos terminados - y a su vez, facilita la preparación de los estados financieros sin necesidad de realizar tomas físicas de inventarios.
A continuación se describen detalladamente los procedimientos que se deben seguir para realizar los asientos de contabilidad relacionados con los materiales, bajo un sistema de inventario perpetuo de acumulación de costos.
En el momento  en que  contabilidad  recibe la factura de compra y el informe de recepción junto con la orden de compra de los materiales, se procede a registrar el asiento contable correspondiente a la compra en el libro diario, cargando o debitando a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros   y acreditando o abonando al  pasivo de Cuentas por pagar o a  Banco, si la compra se realiza a crédito o a contado respectivamente.
Ejemplo ilustrativo
Se compran a crédito 100 unidades de materiales  X  a Bs. 400 la unidad y 50 unidades de suministros a Bs. 200 la unidad. El asiento para registrar la compra es el siguiente:

Cuadro de texto: Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . . .  .  . .	50.000
		          Cuentas por pagar   . . . . . . . . . . . . . . . . . 		50.000

	100 unidades x Bs. 400 c/u	=    40.000
	  50 unidades x Bs. 200 c/u	=    10.000
		Total			=    50.000
Un tratamiento especial requieren los costos incurridos por fletes en compras y los descuentos otorgados por pronto pago bajo  un sistema de inventario perpetuo de acumulación de costos.
Fletes en compras. Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales y cualquier otro costo incidental incurrido en la compra, como gastos de importación, gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados de la siguiente  manera:
Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan inmediatamente al costo del material  comprado, el importe total, es decir, el monto de la factura más el monto del flete cancelado,   el cual tiene que ser prorrateado y adicionado proporcionalmente a las tarjetas de inventario respectivas,  resultando en una variación en el costo unitario de los materiales comprados.

Descuentos por pronto pago:  Es práctica común que los proveedores ofrezcan descuentos por pronto pago en la compra de materiales  a los clientes que cancelan sus deudas dentro de un determinado periodo; en estos casos, se consideran dos alternativas para el registro contable, tratarlo como un costo o como una cuenta nominal de ingresos.
Supóngase que en el ejemplo anterior la compra de materiales se realizó con la condición 5/10, n/30.
Considerar el Descuento por pronto pago como:
Disminución del costo del material. Si es política de la empresa, aprovechar los descuentos por pronto pago.
Disminución de los Costos Indirectos de Fabricación Reales
Otros Ingresos:
Inv. Mat.      47.500
Inv. Mat.      50.000
Inv. Mat.      50.000
     Cuentas a Pagar    47.500
     Cuentas a Pagar    50.000
     Cuentas a Pagar    50.000
Al momento del pago: Considerando que aprovecha el descuento
Cuentas a pagar     47.500
Cuentas a pagar     50.000
Cuentas a pagar     50.000
     Banco                     47.500
     Banco                     47.500
     Banco                     47.500

     C.I.F.Reales             2.500
     Otros Ingresos          2.500

Los descuentos en compras representan una disminución del costo de los materiales comprados,  pero en la mayoría de los casos,  cuando la empresa obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia en el almacén y otra parte enviada al proceso productivo. En este caso se debería prorratear el monto del descuento entre las cuentas de inventario de materiales y de productos en proceso material; este procedimiento en la mayoría de los casos es poco práctico por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de costos indirectos de fabricación  real. 
Existe otro criterio en cuanto al tratamiento de los descuentos en compras, el mismo no considera el descuento por pronto pago en compra, como una disminución de la compra sino como un ingreso financiero, esto debido a que responde a las condiciones de solvencia de la empresa que le permiten aprovechar estos descuentos, en este caso el descuento por pronto pago se  muestra en el estado de resultados como una  cuenta de ingresos financieros.
Cuando se retiran los materiales  del almacén con destino a la producción y una vez recibido el formato Requisición de Materiales, debe realizarse un asiento en el libro diario cargando el costo de los materiales directos a la cuenta de Inventario de productos en proceso materiales (cuenta real de activo))  y,  cargando a la cuenta costos indirectos de fabricación real (cuenta transitoria)  por el monto de las materiales  indirectos. El abono se realiza a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros.
Supóngase que de la compra anterior, se emplean en producción 60 unidades de materiales  directos y 10 unidades de materiales  indirectos. El asiento para registrar el envío de materiales  a la producción es el siguiente:
Inventario de productos en proceso materiales   . . . . . . . . .                  24.000
Costos indirectos de fabricación real                             . . . . . . . . . . . .           2.000
Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . .                   26.000
P/Registrar  el envío de 60 unidades de material directo y 10 unidades de material indirecto a producción

                  60 unidades x Bs. 400 c/u              =    24.000   materiales  directos
                  10 unidades x Bs. 200 c/u              =      2.000   materiales  indirectos
                               Total                                     =    26.000
También se deben afectar las tarjetas  de control de inventarios en la columna de Salidas por las cantidades y costos de los materiales  utilizados en la producción y luego se realizan las correspondientes deducciones en la columna de Existencias de dichas tarjetas.
Tarjetas de Kardex  o mayor auxiliar de Control de Materiales: Es un registro  en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias.
La figura 2.7.,  presenta una tarjeta de control de materiales; algunas tarjetas presentan variaciones en cuanto a la información contenida, por ejemplo pueden presentar espacios para las cantidades mínimas y máximas que deben mantenerse en existencia, la ubicación del material en el almacén, entre otras.


TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIA PRIMA

Material:   Láminas de aluminio                                                                 Código:  1005


ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Fecha
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total

20/07/20XX

30/05/20XX

200

100

20.000



50



100



5..000

200

150

100

100

20.000

15.000











Devoluciones internas o de fábrica:
Algunas veces producción o cualquier departamento requisitor devuelve materiales  al almacén, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén.
El Informe de Materiales  Devueltos  tiene el efecto inverso de una Requisición de Materiales  y muestra los materiales que se devuelven al almacén. Su formato es semejante a la requisición. Los datos más importantes que debe incluir este informe son: fecha y número de la devolución, identificación del departamento que devuelve los materiales, la cantidad y descripción de los materiales, el costo unitario y costo total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolución, firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacén.
La figura 2.8.,  presenta el Informe de Materiales  Devueltos. Este informe debe elaborarse por triplicado; el original se envía al departamento de almacén para realizar las correspondientes anotaciones en el kardex de inventario,  el duplicado se remite al departamento de contabilidad con la finalidad que éste quede informado de la cantidad y costo de los materiales  devueltos de la producción y realice su crédito y el triplicado permanece en el departamento que devuelve los materiales.
Para la contabilización de las Devoluciones Internas  o de fábrica., en el caso de que producción devuelva materiales al almacén, si las copias del Informe de Materiales  Devueltos son transferidas a contabilidad junto con las copias de las Requisiciones de Materiales, no hay necesidad de realizar un asiento separado por los materiales devueltos. Simplemente, al momento de totalizar las requisiciones se le restan al monto, el total de los Informes de Materiales Devueltos correspondientes y se realiza el asiento descrito anteriormente. Si se efectuó el registro correspondiente a la entrega de materiales  a producción y en fecha posterior se realiza la devolución al almacén, se reversa el asiento anterior en el libro diario por el monto correspondiente a la devolución de materiales. Igualmente, se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la columna de Entradas, o colocando en rojo o dentro de un círculo o paréntesis en la columna de Salidas, la cantidad y el costo de las materiales  devueltos al almacén. Luego, estos datos se añaden a la cantidad y al costo del saldo anterior contenido en la columna de Existencias.   


                  
INFORME  DE MATERIAL DEVUELTO
                                                                                                    No. 114
Fecha de devolución:  01/09/20XX                           
Departamento que devuelve:  Laminado    No. de orden de trabajo:  32     
                                      
Código

Cantidad

Descripción
Costo Unitario
Costo Total

1005


5

Láminas de aluminio








Total


Aprobado por:   R. Chavéz                     Despachado por: J. Jiménez
Recibido por:  G. Cevallos          

Figura 2.8. - Informe de Material Devuelto
                                                                                                 
No existe  un  criterio  único  para  registrar las  devoluciones de materiales de producción al almacén. No obstante, el área de costo recomienda utilizar el siguiente criterio: si se devuelven materiales  al almacén, éstos deben registrarse en las tarjetas del mayor auxiliar de materiales  al  mismo costo utilizado en la entrega para valuar la devolución. En la tarjera mayor auxiliar de materiales  para calcular las nuevas existencias se adicionan las unidades devueltas al saldo anterior y se promedian los costos, esto si el método de valoración de inventarios es promedio. En caso de utilizar el método PEPS los materiales devueltos se colocan de primero en la columna de Existencias; si  el método es UEPS, los materiales  se   colocan en último lugar en la columna de Existencias.
De igual manera, se  realizan devoluciones de materiales al proveedor, por distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras.
La  Orden de Devolución de Compras es un formulario que  indica los materiales  que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el número y fecha de la devolución, el nombre del proveedor, número de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, código del material, cantidad devuelta, descripción de los artículos, las observaciones correspondiente y la firma autorizada.
La figura 2.9.,   presenta el formato de Orden de Devolución de Compras, el cual debe emitirse por triplicado; el original se envía al departamento de compras para que gestione la devolución al proveedor, el duplicado se remite al departamento de contabilidad para su debido registro y  el triplicado permanece en el departamento de almacén para su anotación en la Tarjeta  de Control de Materiales.
La contabilización de las Devoluciones al Proveedor, en el caso de que se realice una devolución de materiales  al proveedor,  posterior a la fecha de recepción, se reversa el asiento de compra, pero  por la cantidad que corresponda a la devolución.
En caso de las devoluciones de materiales al proveedor  deben cargarse los materiales  devueltos al precio que se compraron, mientras que el costo de los materiales a devolver, en cuanto a su salida  del almacén,  va a depender del método de valoración que se utilice en la empresa.




ISIS  C.A.
ORDEN DE DEVOLUCIÓN DE COMPRAS
                                                                                               No. 055

Proveedor:  Maxiel C.A.                    Fecha de devolución:  25/08/20XX
Orden de Compra No.  089
                   
Código
Cantidad
Descripción

1025

10

Láminas de anime
                                  Observaciones:   __________________________
                                                          __________________________

Autorizado por: O. Torrealba

Figura 2.9. - Orden de Devolución de Compras
En caso del método promedio los materiales se retiraran al último costo promedio calculado en el almacén, generándose una diferencia entre el costo cargado y abonado, dicha diferencia será absorbida por la cuenta de costos indirectos real. En el caso del método PEPS o UEPS, se revisa, si existe algún lote que coincida con el costo del proveedor, se le da salida a este lote, en este caso tanto el cargo y el abono se hacen por el mismo monto; también  puede suceder que en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales,  la columna de Existencias no contiene materiales al costo que se compró, debido a que se realizaron compras posteriores a costos diferentes; en estos casos, el asiento en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales  por la devolución debe realizarse  aplicando el método PEPS o UEPS,  presentándose la misma situación  del método promedio. En el libro diario se registra el asiento por la devolución tomando en consideración los planteamientos anteriores.
Por ejemplo, se devuelven 20 unidades de materiales  al proveedor,  compradas a 100 bolívares por unidad, pero de acuerdo con la tarjeta del mayor auxiliar de materiales sólo hay en existencias unidades  compradas a 80 bolívares. El asiento por concepto de la devolución  sería el siguiente:

Cuadro de texto: Cuentas por pagar    (20 x 100Bs.)   . . . . . . . . . . . . . .	2.000
		Inventario de materiales    (20 x 80Bs.). . .....		1.600
		Costos indirectos real   . . . . . . . . . . 				   400
          P/Registrar la devolución de 20 unidades  de materiales
Obsérvese que al proveedor se carga el monto de la devolución al costo de compra y la diferencia entre este monto y la salida de materiales del almacén  se registra en la cuenta de Costos indirectos real.

3.- EJERCICIO DIDÁCTICO
La empresa Manufacturera EL VUELCO C.A., se dedica a fabricar y vender vajillas de lujo atendiendo a  las solicitudes de sus diversos clientes, y a continuación le presenta la información necesaria para que Usted.:
Elabore los registros contables en los diarios y mayores que se requiera.
INFORMACIÓN
La  estructura organizativa de la empresa está dividida en tres grandes sectores o áreas: Administración, Ventas y Producción (Fábrica).
Entre los departamentos que integran el área de Administración se encuentran el Departamento de Compras, Recepción y Contabilidad.
El área de Producción, es decir la fábrica está conformada por dos departamentos Productivos (A y B) y dos Departamentos de Servicio que son: Mantenimiento y Almacén de Materiales y Suministros.
Al cierre del ejercicio económico correspondiente al año 20X1 se tomaron Inventarios Físicos, para comparar con los registros de Inventario Perpetuo, contenido en las tarjetas y ajustar las diferencias encontradas.
Los saldos en el Almacén de Materiales y Suministros al inicio del año 20X2 eran los siguientes:
Material Directo Tipo “A”                                8.000 kilos                           Bs.  24.000,00
Material Directo Tipo “B”                                               1.000 kilos                           Bs.    2.700,00
Suministros                                                                                                       Bs.  10.000,00
Total                                                                                                                  Bs.  36.700,00
Nota: Método de Valuación Promedio Móvil
OPERACIONES DEL PRIMER SEMESTRE 20X2
1.-El Jefe de Almacén al verificar que llega a la cantidad  mínima en existencia elabora    el formulario SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES, en original y copia, archivando esta última luego de ser firmada por el Jefe de Compras, quien se queda con el original del formulario.  El material  que se está solicitando es el siguiente:
Material Directo Tipo “A”                   10.000 kilos
Material Directo Tipo “B”                                   5.000 kilos
Suministros                                                            REPUESTOS Y LUBRICANTES
2.-El Jefe de Compras recibe el formulario y en base a éste procede a solicitar cotizaciones y/o presupuestos a los diferentes proveedores de la fábrica y de acuerdo a la más favorable, prepara el formulario ORDEN DE COMPRA, en original y dos copias, una copia para ser archivada, la otra copia va al Departamento de Recepción y el original se envía al proveedor (CURIGUA, C.A), para autorizar la entrega del material requerido, los precios ofrecidos por el proveedor son los siguientes:
Material Directo Tipo “A”10.000 kilos               Bs. 4,50 el kilo   Bs. 45.000,00
Material Directo Tipo “B”   5.000 kilos             Bs. 6,00 el kilo   Bs. 30.000,00
3.-Se adquieren Bs. 9.000,00 de suministros al contado, con el proveedor SUMINISTROS DEL CENTRO, debido a que la empresa tiene como política que las compras inferiores a Bs. 10.000,00, no ameritan el trámite administrativo de la solicitud de Cotizaciones y elaboración del formulario Orden de Compra, para la adquisición de los Suministros de Fábrica (Repuestos y Lubricantes para maquinaria), no se solicitan Cotizaciones, ni se elabora Orden de Compra, sino que se va  directamente al proveedor de confianza.
4.-Se reciben los materiales por parte del proveedor Curigua, con la respectiva factura a crédito con la condición 2/30, con recargo por concepto de I.V.A.  El monto del IVA se debe cancelar en efectivo.  Además se recibe comprobante para cancelar fletes por Bs. 2.400,00.
NOTA:   Por las transacciones realizadas efectúan recargo por concepto de I.V.A.  Los costos incidentales se imputan al costo de compra de los materiales.
5.-El Jefe del Departamento de Recepción, recibe los Suministros adquiridos y el material proveniente del proveedor Curigua, coteja el material directo recibido con la copia de la Orden de Compra, revisa y chequea todo el material (Material Directo y Suministros), al estar conforme elabora el formulario INFORME DE RECEPCIÓN en original y tres copias enviando una copia junto con las facturas y comprobantes a Contabilidad, otra copia junto con el material son enviados al almacén, la última copia se envía al Jefe de Compras y el original del formulario es archivado.
6.-En el Departamento de Almacén se recibe el material y el Informe de Recepción, se chequea y se coloca el material en sus respectivos anaqueles, se llenan las TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS correspondientes y se le da entrada al material en el Sistema Computarizado de Control de materiales.  Se notifica a Contabilidad la operación efectuada.
7.-En Contabilidad se realiza en el Libro Diario, el asiento contable respectivo por la compra de materiales, tomando en consideración la información recibida mediante los comprobantes (ver punto 5); afectando las cuentas auxiliares respectivas.  Desde Contabilidad se envía copia de los Comprobantes a Caja, donde se cancelan los fletes a Transporte Venezuela, los repuestos y lubricantes a Suministros del Centro y se paga lo relativo al I.V.A.
8.-El Gerente del área de Ventas, se comunica con el Gerente de Producción para notificarle que el cliente Vajillas Americanas colocó un pedido de 10 juegos de vajillas, Modelo XYZ en base al pedido, se planifica el trabajo a realizar (Turnos de trabajo, material, máquinas, equipos, herramientas, etc.), se notifica también al Contador, quien da apertura al Mayor Auxiliar de Productos en Proceso.
9.-Se inicia entonces el proceso productivo para la fabricación de los 10 juegos de vajillas XYZ para el cliente Vajillas Americanas, por lo que el Departamento Productivo emite el formulario REQUISICIÓN O SOLICITUD DE MATERIALES, en original y dos copias, el cual se envía al Almacén para solicitar el siguiente material.
                Material Directo Tipo “A”                                               15.000 kilos
                Material Directo Tipo “B”                                                               2.300 kilos
10.-El Jefe de Almacén recibe la requisición, entrega el  material al departamento requisitor, le da salida al material de sus Tarjetas de Control de Existencias y en el computador, completa la información relativa a los costos en la requisición, firma, sella, la desglosa y distribuye de la siguiente manera copia al Departamento Requisitor, copia a Contabilidad  y archiva el original.
11.-El Contador, quien recibe copia del formulario Requisición de Materiales, realiza el asiento en el Diario.
12.-Los Departamentos de Servicios y las Áreas de Administración y Ventas solicitan suministros, mediante el formulario REQUISICIÓN DE MATERIALES, el cual se prepara en original y dos copias, el cual se envía al Almacén para solicitar el siguiente material:
DESTINO
DESCRIPCIÓN
MONTO EN Bs.
Dptos.  Servicio
Lubricantes
3.500,00
Área de Administración
Artículos de Escritorio
1.200,00
Área de Ventas
Artículos de Limpieza
   850,00

                  TOTAL Bs.
5.550,00

13.-El Jefe de Almacén recibe la requisición, entrega el  material al departamento requisitor, le da salida al material de sus Tarjetas de Control de Existencias y en el computador, completa la información relativa a los costos en la requisición, firma, sella, la desglosa y distribuye de la siguiente manera copia al Departamento Requisitor, copia a Contabilidad  y archiva el original.
14.-Mediante el formulario INFORME DE DEVOLUCIÓN INTERNA, el cual se elabora en original y copia, se realizan las siguientes devoluciones de material al Almacén:
-         350 kilos de material tipo “B”, correspondiente a la producción del período que aún estaba en proceso, dicho material se encuentra dañado por defectos de fábrica.

-         Bs. 500,00 de material indirecto solicitado en el período anterior por el Área de Administración, además de Bs. 300,00 de los solicitados en el actual período, por el Departamento de servicio.
15.-El almacenista recibe todo el material devuelto, le da entrada, lo coloca en su sitio y prepara el formulario INFORME DE DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR,  por el material dañado, que lo envía junto con el Informe de Recepción, donde se comunican con el proveedor Curigua, quien notifica que no tiene existencias para cambiar el material, nos envía Nota de Crédito para que rebajemos nuestras Cuentas a Pagar, se envían los comprobantes a Contabilidad  para que realice el respectivo asiento. El proveedor Curigua reintegra en efectivo el monto correspondiente al  I.V.A.
16.-Se cancela al proveedor Curigua la factura pendiente antes de los 30 días, quien otorga el descuento correspondiente, el cual se considera como una disminución del costo  indirecto de fabricación real.

SOLUCIÓN

COMPRA DE MATERIALES
Registro en auxiliares

TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “A”                                                   

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






8.000
3
24.000
Compras
10.000
4,66
46.600



18.000
3,9222
70.600











TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “B”                                                   

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






1.000
2,70
2.700
Compras
5.000
6,16
30.800



6.000
5,5833
33.500











Nota: Los fletes se repartieron entre material “A” y material “B” en proporción a los kilos comprados, correspondiendo Bs. 1.600 y Bs. 800, respectivamente.

TARJETA  DE  CONTROL DE SUMINISTROS
Material:   Repuestos y lubricantes

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






------
-----
10.000
Compras
-----
-----
9.000





19.000

Registro en Diario

Inventario de Materiales y Suministros                                        86.400
Crédito Fiscal                                                                                     12.096
                Cuentas por pagar                                                                            75.000
                Caja                                                                                                     24.496
P/registrar compra de materiales.

Registro en mayores de producción:

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100

USO DE MATERIALES DIRECTOS:
Registro en auxiliares:
Auxiliares de Materiales Directos

TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “A”                                                   

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






8.000
3
24.000
Compras
10.000
4,66
46.600



18.000
3,92
70.600
Uso



15.000
3,92
58.800
3000
3.92
11.800

TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “B”                                                    

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






1.000
2,70
2.700
Compras
5.000
6,16
30.800



6.000
5,58
33.500
Uso



2.300
5,58
12.834
3.700
5.58
20.666

Auxiliares de Producción

CLIENTE: VAJILLAS AMERICANAS
Producto:   Juego de Vajillas Modelo XYZ
Concepto
Material Directo
Mano de Obra Directa
Costos Indirectos
Consumo
71.634







Registro en Diario

Inventario de Productos en Proceso Materiales          71.634
                Inventario de Materiales y Suministros                        71.634
P/registrar uso de materiales en producción.

Registro en mayores de producción:
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100
Uso

71.634
51.466

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


0
Consumo
71.634

71.634


USO DE MATERIALES INDIRECTOS

Registro en auxiliares:

TARJETA  DE  CONTROL DE SUMINISTROS
Material:   Repuestos y lubricantes

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






------
-----
10.000
Compras
-----
-----
9.000





19.000
Uso



----
---
5.550


13.450

Registro en Diario

Costos indirectos de fabricación reales                         3.500
Gastos de Administración                                                1.200
Gastos de Ventas                                                                                  850
                Inventario de Materiales y Suministros                        5.550
P/registrar uso de materiales.

Registro en mayores de producción:

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100
Uso materiales directos

71.634
51.466
Uso de materiales indirectos

5.550
45.916

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN REALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Materiales indirectos
3.500

3.500

DEVOLUCIONES INTERNAS O DE FÁBRICA
(Materiales directos)
Registro en auxiliares
TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “B”                                                    

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






1.000
2,70
2.700
Compras
5.000
6,16
30.800



6.000
5,58
33.500
Uso



2.300
5,58
12.834
3.700
5.58
20.666
Devol.interna



-350
5.58
-1953
4.050
5.58
22.619


CLIENTE: VAJILLAS AMERICANAS
Producto:   Juego de Vajillas Modelo XYZ
Concepto
Material Directo
Mano de Obra Directa
Costos Indirectos
Consumo
71.634


Devolución mat.
(1.953)


Registro en Diario

Inventario de Materiales y Suministros                                        1.953
                Inventario de Productos en Proceso Materiales                          1.953
P/registrar devolución interna de materiales directos.

Registro en mayores de producción:

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100
Uso

71.634
51.466
Uso de materiales indirectos

5.550
45.916
Devolución interna
1.953

47.869

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


0
Consumo
71.634

71.634
Devolución interna

1.953
69.681





DEVOLUCIÓN INTERNA O DE FÁBRICA
(Materiales indirectos)
Registro en auxiliares

TARJETA  DE  CONTROL DE SUMINISTROS
Material:   Repuestos y lubricantes

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






------
-----
10.000
Compras
-----
-----
9.000





19.000
Uso



----
---
5.550


13.450
Dev.interna
---
---



-800


14.250
Registro en diario

Inventario de Materiales y Suministros                        800
                Superávit ganado libre                                                     500
                Costos indirectos de fabricación reales                         300
P/registrar devolución interna de materiales indirectos

Registro en mayores de producción
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100
Uso

71.634
51.466
Uso de materiales indirectos

5.550
45.916
Devolución interna mat. dir
1.953

47.869
Devoluciòn interna mat indir
800

49.669

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN REALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Materiales indirectos
3.500

3.500
Devolución interna mat. Indirectos

300
3.200

DEVOLUCIÓN EXTERNA O AL PROVEEDOR

Registro en auxiliares
TARJETA  DE  CONTROL DE MATERIAL “B”                                                   

ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
Concepto
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Cantidad
Costo Unitar
Costo Total
Cantidad
Costo Unitario
Costo Total
Saldo inicial






1.000
2,70
2.700
Compras
5.000
6,16
30.800



6.000
5,58
33.500
Uso



2.300
5,58
12.834
3.700
5.58
20.666
Devol.interna



-350
5.58
1.953
4.050
5.58
22.619
Dev.externa
-350
5.58
1953



3.700
5.58
20.666

Registro en diario
Cuentas por pagar                                                                            2.100
Caja                                                                                                        294
                Inventario de Materiales y Suministros                                        1.953
                Costos indirectos de fabricación reales                                            147
                Crédito Fiscal                                                                                        294
P/registrar devolución de materiales al proveedor.

Registro en mayores de producción
INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Saldo  inicial


36.700
Compras
86.400

123.100
Uso

71.634
51.466
Uso de materiales indirectos

5.550
45.916
Devolución interna mat. dir
1.953

47.869
Devoluciòn interna mat indir
800

48.669
Devolución al proveedor

1.953
46.716


COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN REALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Materiales indirectos
3.500

3.500
Devolución interna mat. Indirectos

300
3.200
Diferencia precio devol. materiales

147
3.053


CANCELACIÓN DEUDA PROVEEDOR
Registro en diario
Cuentas por pagar                                                                            72.900,00
Caja                                                                                                          204,12
                Banco                                                                                                                 71.442,00
                Costos indirectos de fabricación reales                                                          1.458,00
                Créditos Fiscales                                                                                                    204,12
                P/registrar cancelación deuda al Sr. Curigua aprovechando el descuento por pronto pago.


Registro en mayores de producción
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN REALES
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
Consumo de Materiales indirectos
3.500

3.500
Devolución interna mat. Indirectos

300
3.200
Diferencia precio devol. materiales

147
3.053
Descuento por pronto pago

1.458
1.595


                                                                                                                        
1.       ¿Qué se entiende por materiales?
2.       Explique cómo se clasifican los materiales. Cite dos ejemplos de cada clasificación.
3.       ¿Qué se entiende por control de  materiales?
4.       Menciones los departamentos que intervienen en la organización, control y registro de los materiales.
5.       Mencione las responsabilidades del departamento de compras.
6.       Describa las funciones del departamento de almacén.
7.       Mencione los modelos o formatos utilizados en la compra de materiales. ¿Qué se incluye por lo general en estos formatos? ¿A dónde se envían las copias?
8.       Qué formato es empleado en la recepción de materiales. ¿Qué se incluye por lo general en este formato? ¿A dónde se envían las copias?
9.       Describa los formatos utilizados en el departamento de almacén de materiales.
10.    Describa el tratamiento de los materiales devueltos desde producción al almacén de materiales.
11.    Explique el tratamiento de las devoluciones de materiales desde almacén de materiales al proveedor.

AUTOEVALUACIÓN
1.        Una orden escrita enviada al departamento de compras para informar sobre una necesidad de materiales se denomina:
a.        Orden de compra.
b.        Requisición de compra.
c.         Informe de recepción.
d.        Formato de requisición de materiales.

2.        Una solicitud escrita enviada a un proveedor por artículos específicos a un precio acordado se denomina:
a.        Orden de compra.
b.        Requisición de compra.
c.         Informe de recepción.
d.        Formato de requisición de materiales.

3.        ¿Cuál de los siguientes formatos debe diligenciarse cuando los materiales en inventario van a utilizarse en la producción?
a.        Orden de compra.
b.        Requisición de compra.
c.         Informe de recepción.
d.        Formato de requisición de materiales.

4.        En un sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta denominada:
a.        Costo de los artículos vendidos.
b.        Compras de materias primas
c.         Inventario de materiales y suministros.
d.        Inventario de trabajo en proceso.


5.        El total de los materiales del libro mayor auxiliar debe ser igual a la cantidad en la siguiente cuenta:
a.        Costo de los artículos vendidos.
b.        Compras de materias primas.
c.         Inventario de materiales y suministros.
d.        Inventario de trabajo en proceso.

6.        La empresa ABC C.A. compró de contado 3.000 kilos de materiales por un total de Bs. 180.000 y pagó fletes por Bs. 20.000.  El registro en el diario por la transacción realizada representará un débito a:
a.        Banco por Bs. 180.000.
b.        Inventario de materiales y suministros por Bs. 180.000.
c.         Banco por Bs. 200.000.
d.        Inventario de materiales y suministros por Bs. 200.000.

7.        El material directo refleja en existencias un primer lote de 1000 kilos por un total de Bs. 15.000 y un segundo conformado por 500 kilos por Bs. 9.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.300 kilos ¿cuál será el costo del material directo utilizado si se le informa que la empresa utiliza como método de valoración de inventarios PEPS?
a.        Bs. 20.800.
b.        Bs. 20.400.
c.         Bs. 21.000.
d.        Ninguna de las anteriores.

8.        Las devoluciones internas o de  fábrica representan:
a.        Una disminución de las deudas con el proveedor.
b.        Un incremento de productos en proceso materiales.
c.         Un reverso del registro por la compra de materiales.
d.        Un débito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros.

9.        La empresa XYZ C.A. tiene como política aprovechar los descuentos por pronto pago, el 20 de marzo compra 2.500.000 en materiales con la condición 2/30, el registro reflejaría un débito a la cuenta “Inventario de Materiales y Suministros” por Bs.
a.        Bs. 2.500.000
b.        Bs. 2.450.000
c.         Bs. 2.550.000
d.        Ninguna de las anteriores.

10.     Las devoluciones externas o al proveedor, representan:
a.        Una disminución de las deudas con el proveedor.
b.        Un incremento de productos en proceso materiales.
c.         Un reverso del registro por la compra de materiales.
d.        Un débito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros

11.      El material directo refleja en existencias un primer lote de 2.000 kilos por un total de Bs. 34.000 y el segundo conformado por 1.000 kilos por Bs. 20.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.400 kilos ¿cuál será el costo del material directo utilizado si se le informa que la empresa utiliza como método de valoración de inventarios UEPS?
a.        Bs. 26.800
b.        Bs. 23.800
c.         Bs.25.200
d.        Ninguna de las anteriores.


EJERCICIOS PROPUESTOS

EJERCICIO N° 1. En la empresa “Y” nos suministran la siguiente información:

Inventario Inicial de Materiales y Suministros    Bs.  68.000
-         Material Tipo “A” : 4.000 kilos a Bs. 7,oo cada kilo
-         Material tipo “B”  :  5.000 kilos a Bs.  ?     cada kilo
-         Suministros Bs.  10.000
Compras:
-         Material Tipo “B” 1.000 kilos a Bs.  ?
-         Suministros  Bs.  10.000
Consumo:
-         2.000 kilos de Material Tipo “A”
-         5.200 kilos de Material Tipo “B”
-         Bs. 12.000 en Suministros
NOTA 1: El costo total del Material Tipo “B” usado fue de Bs. 36.400
NOTA 2: Método de Valuación de Inventarios: PROMEDIO MOVIL
NOTA 3: El material “A” lo utilizó el producto “Y” y el material “B” lo utilizó el producto “Z”.
SE REQUIERE:
-         Refleje la cuenta de Mayor de Inventario de Materiales y Suministros
-         Presente la tarjeta de inventario del  Material Tipo “B”.
-         Presente la tarjeta de inventario del  Material Tipo “A”.
-         Presente el auxiliar de suministros
-         Efectúe el registro por la compra y uso de los materiales
EJERCICIO N° 2. La empresa “X” perdió la información relativa de las compras de Materiales Directos y Suministros y de los Suministros Usados en producción, desea que Usted le determine esas cantidades, así como también efectúe el registro contable por la compra y uso de materiales, al efecto le indica la siguiente información:
-         Inventario Inicial de Materiales y Suministros   Bs.  20.000
-         Materiales y Suministros Disponibles                Bs.  60.000
-         Materiales y Suministros Usados                       Bs.  45.000
-         Material Directo Usado                                     Bs.  40.000
EJERCICIO N° 3. La empresa “Z” le suministra la siguiente información:

 Inventario Inicial de materiales Directos                      Bs.
        80.000
 Compra de Materiales Directos    Comprados             Bs.
90.000
 Materiales Directos Disponibles                                  Bs.
170.000
  Inventario    Final  de Materiales Directos                  Bs.
(90.000)
  Material    Directo Usado                                           Bs.
80.000
INFORMACION ADICIONAL
-         Se compraron 3.600 kilos del único Material Directo usado
-         Quedaron 4.400 kilos del Material en Inventario Final
-         Método de Valuación de Inventarios U.E.P.S.
DETERMINE:
-         Costo unitario de los kilogramos comprados
-         Cantidad de kilogramos usados y su costo unitario
-         Cantidad de kilos en Inventario Inicial y su costo unitario
-         Costo unitario y total de cada lote en Inventario Final
-         Registro contable por la compra y uso de materiales

EJERCICIO N° 4.  La empresa “B” compró Materiales Beta según factura 001 por Bs. 450.000.  Pagó por Gastos de Importación según Comprobante de Aduana Bs. 420.000 y pagó para que le embalaran cada unidad comprada Bs. 200.
Si la empresa nos informa que el costo unitario total del Material Beta comprado es de Bs. 3.100.
DETERMINE:
-         El número de unidades compradas
-         El costo unitario según factura
-         El costo unitario según Gastos de Importación
-         El monto total de los Gastos de Embalaje

EJERCICIO N° 5. La empresa “Los Tres Caminos CA” trabaja con un sistema de inventario continuo y le presenta la siguiente información a los fines de que Usted elabore la tarjeta de inventario de:
-         Material  Directo “Z”
-         Producto Terminado “Y”
La empresa elabora el producto “Y” para lo cual utiliza 5 kilos del material directo “Z”   En el lapso comprendido desde el 01-01-X7 hasta el 31-01-X7 no había existencias de productos en proceso iniciales ni finales.
Los inventarios de productos terminados se valoran por el método UEPS  y para el 01-01-X7 había existencias de 1.500 unidades de producto “Y” por un total de Bs. 157.500,oo.  Se vendieron en el período 2.000 unidades por un monto total de Bs. 400.200,oo percibiendo una utilidad del 20% sobre el costo.
En el período se produjeron  ?  unidades las cuales utilizaron efectivamente 5 kilos de material “Z” por unidad y absorbieron costos de conversión de Bs.  110,oo la unidad y costos primo de Bs. 150,oo la unidad.
Los inventarios de materiales directos se valoran por el método  PEPS  y para el 01-01-X7 había existencias de 2.500 kilos a 14,80, se compraron el en período 5.000 kilos y quedaron en inventario al 31-01-X7 1.000 kilos.


BIBLIOGRAFIA:



  • Hansen Don y Mowen Maryanne. Administración de Costos. Contabilidad y control. Internacional Thomson editores, S.A. de C.V. México.1996

  • Horngren, Charles y otros. Introducción a la contabilidad Administrativa. 11 Edición. Pearson  Educación. México. 2001

  • Horgren, Charles y otros. Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. Octava edición. Prentice-Hall Hispaoamerica, S.A. México 2002

  • Neuner, John. Contabilidad de Costos. Principios y Práctica. Unión Tipografica editorial Hispano-Americana., México. 1973

  • Polimeni, Ralph y otros. Contabilidad de Costos. Coneptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales. Tercera Edición.  Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Colombia. 1.994.

  • Rayburn, Letricia. Contabilidad y Administración de Costos. Sexta Edición.  Mc Graw Hill Interamericana, S.A. México. 1.999

  • Rayburn, Letricia. Contabilidad Analítica y de Costos I. Enciclopedia de la Contabilidad. Tomo 6. Océano Centrum. España. 2002

  • Torrecilla, Angel y otros. Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestión. Volumen I.  2da. Edición. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. España. 2004




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