CONTROL Y REGISTRO DE LA MANO DE OBRA
Dada la importancia que tiene la mano de obra como
elemento esencial de la producción, así como también por ser el elemento más
complejo para su adecuada administración la cual está a cargo principalmente
del departamento de Personal y de Contabilidad; lleva un control por medio de
formas estadísticas, reportes, etc.
Los aspectos más relevantes en el Control de la
mano de obra son:
o
Contratación
o
Registro
o
Identificación
o
Control
de tiempo y de labor
o
Análisis
o
Valuación
o
Pago
o
Contabilización
o
Medición
de eficiencia
CONTRATACIÓN
La selección de la empresa
que necesite de personal para el correcto desempeño de sus labores, debe
solicitarlo al funcionario que tenga facultad para autorizar la contratación de
nuevo personal. Una vez recabada la autorización por escrito, es turnada al
Departamento de Personal, con mención de las características que deberá reunir
la persona o personas solicitadas, a fin de que proceda a búsqueda o selección
del o de los individuos que deberán ser contratados.
Los medios para el
reclutamiento son variados, puede ser: buscar en el registro de personal de la
misma empresa para ver si alguien tiene el perfil, o la de personas ajenas a la
empresa. Dicha solicitud puede hacerse por el periódico, demandas a las bolsas
de trabajo, empresas de capacitación o alguna otra que presté el servicio de
búsqueda y selección de personal.
Cuando los interesados
vayan a la empresa deberán entrevistarse con el jefe de Personal, a fin de
realizarles las pruebas necesarias y elegir al más idóneo para el puesto y
posteriormente elaborarle el contrato individual de trabajo. En éste se plasman
los derechos y obligaciones tanto del trabajador como del patrón, la jornada de
trabajo, salario, vacaciones, entre otros.
Después de firmar el
contrato procede inscribirlo en el RFC e IMSS, pero cuando el contrato es
colectivo cada nuevo integrante deberá ser aceptado por el sindicato.
REGISTRO
Posteriormente, se abre un
expediente (Registro de Personal) donde se archiva su Solicitud de Empleo y el
Contrato mismo; éste expediente tiene como finalidad contener todos los
documentos del trabajador en un solo legajo.
IDENTIFICACIÓN
El Departamento de
Personal no termina su labor, debe de seguir la actuación del personal durante
el tiempo que labore en la empresa. Debe ir formando un historial del
trabajador con datos que conduzcan a un mejor conocimiento del individuo, así
como los que puedan dar sobre él mismo, pautas de eficiencia, puntualidad,
honorabilidad, etc. Este historial deberá formar parte del Registro Personal.
CONTROL DE TIEMPO Y LABOR
El control de tiempo generalmente se
hace con un reloj marcador, donde se registra la entrada y salida de cada
trabajador por medio de tarjetas de tiempo. Con estas tarjetas se facilita
saber qué trabajador se encuentra dentro de la fábrica; además el procedimiento
de pago se establece con los días y horas que han laborado, sirven para el
cálculo de las percepciones individuales de los trabajadores. Cuando se le paga
a los trabajadores bajo la base de unidad de tiempo y se trabaja con un Sistema
de Costos por Órdenes de Producción, es necesario identificar que proporción de
tiempo trabajado corresponde a cada una de las órdenes. Para hacer posible
esto, se utilizan las denominadas tarjetas de Distribución de Tiempo; en los
departamentos productivos y bajo la supervisión del jefe se registran las
marcas de tiempo. Las cuotas por hora y los importes se anotan y calculan en el
departamento de Contabilidad de Costos.
En cuanto al control de labor, cuando la
retribución a los trabajadores es sobre la producción que realizan, se debe
controlar el trabajo que llevan a cabo para valorar el rendimiento de cada
individuo y ver si es el adecuado. Los trabajadores elaboran reportes de trabajo
ejecutado, mismos que son autorizados por el Departamento Productivo.
ANÁLISIS
Si el sistema utilizado
por la empresa es por órdenes de producción, se necesita contar con un reporte
de la labor ejecutada por los trabajadores, identificada por órdenes, para
determinar el cargo correspondiente a cada una. Esto se logra por medio de un
Reporte de Trabajo Ejecutado.
Si el sistema de costos
empleado es el de Procesos, Departamentos, Fases, etc. Bastará con mencionar en
las tarjetas de tiempo el empleo que desempeña cada trabajador y el
Departamento en el que está ocupado, para que el Departamento de Contabilidad
identifique con exactitud a cuál de esas fases, etapas, etc., de la producción
debe cargarse el costo de la Mano de Obra de cada operario.
VALUACIÓN
Está condicionada al
sistema de pago que se haya adoptado dentro de la empresa, así como al de
Contabilidad de Costos que se utilice. Los sistemas más comunes para remunerar
la Mano de Obra toman como base:
Ø Unidad de tiempo. Basta con establecer las tarjetas de
tiempo, en las cuales el trabajador reporta los días y horas trabajados, y con
base en las mismas se calculan sus percepciones. Cuando el elemento obrero es
muy responsable, éste sistema rinde muchos frutos, pues de otra manera,
sabiendo que al trabajador se le pagará lo mismo si produce mucho o poco,
tiende a caer en el vicio del mínimo esfuerzo, en prejuicio del rendimiento de
la producción, sin darse cuenta del daño que ocasiona a la empresa y, por
consiguiente, a sí mismo.
Ø Unidad producida. Consiste en motivar al trabajador a ganar
más dinero, puesto que se le paga de acuerdo con lo que produce. Una desventaja
sería que por querer producir más, descuide la calidad de lo que hace. Requiere
de los Reportes de Trabajo Ejecutado.
Ø De incentivos. Trata de hacer una combinación de los dos
anteriores, para aprovechar sus ventajas y eliminar sus inconvenientes; por
ello se llama también sistema mixto. Se cubre un salario determinado al
trabajador, a cambio de un mínimo de producción establecido, y que, por el
excelente logrado de éste mínimo, se le bonifique determinada cantidad, pero a
condición de que cada unidad defectuosa hecha por él, causará una sanción que
vendrá en detrimento de su trabajo. Otro incentivo es la Participación de los
Trabajadores en las Utilidades.
PAGO
Después de haber sido
valuada la mano de obra, deberá concentrarse para el pago, que generalmente se
hace por semana cuando se trata de Industrias de Transformación. La
concentración se realiza formulando la Lista de Raya Semanal. Para el cálculo
de ésta, deben tomarse en cuenta el salario, el tiempo extra, las deducciones
de ley.
Cuando ésta ha sido
elaborada, es conveniente hacer una solicitud de efectivo, a fin de que el
dinero que se retire del Banco para cubrir a los trabajadores sus alcances, sea
en las denominaciones necesarias para la liquidación de raya. Esta solicitud no
procederá cuando se utiliza el servicio de sobres de raya que proporcionan
algunos bancos. Al momento de hacer entrega del efectivo a cada uno de los
obreros, se le hará firmar de recibido en la Lista de Raya, conforme lo
previene la LIMSS.
CONTABILIZACIÓN
Por el importe de la
solicitud de efectivos, el Departamento de Contabilidad corre un asiento de:
Mano de obra por
Aplicar x
Bancos x
Con base en la Lista de
Raya, en las Tarjetas de Distribución de Tiempo o en los Reportes de Trabajo
Ejecutado, se hará la distribución del importe pagado, que da lugar a un
asiento de:
Producción en Proceso x
(Subcuenta que corresponde
según
al sistema de costos
adoptado)
Mano de obra
por Aplicar
x
La cuenta de Mano de obra
por Aplicar tiene función de cuenta puente. El asiento anterior se formulará
con base en un Registro de análisis de la Mano de Obra, que se clasifique y
acumule el importe pagado a los trabajadores, por Órdenes de Producción.
Se aconseja que dentro del
Departamento de Contabilidad se cuente con un registro de acumulación de
sueldos, que puede llevarse por medio de un tabular o de tarjetas individuales.
El registro sirve de antecedente para el cálculo anual del impuesto sobre
productos del trabajo y del reparto de utilidades a los trabajadores. Este
registro debe afectarse mensualmente por las percepciones de cada trabajador.
MEDICIÓN DE EFICIENCIA
En las industrias de
transformación se vuelve necesario el controlar la eficiencia general de cada
departamento de producción y de cada individuo en particular.
Para le medición de
eficiencia se hace necesario formular gráficas, relaciones y estadísticos que
muestren el rendimiento y aprovechamiento de cada una de las fases de trabajo
de la empresa.
La interpretación de estos
documentos permite determinar en qué puntos existen fallas y en qué consisten
éstas, lo que facilita tomar las medidas adecuadas para corregirlas. Los
reportes de trabajo ejecutado y las listas de raya son fuente de información
para estructurar las gráficas, relaciones y estadísticas de referencia con el
fin de hacer una medición de unidades producidas haciendo una comparación
mensual.
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